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El sistema que elija para la gestión de comprobantes depende de ciertos factores. Los recibos se clasifican primero en personales o comerciales.

Los recibos personales (o bien no comerciales) pueden dividirse en 3 tipos y gestionarse según el tipo:

1. Recomiendo que estos recibos se guarden en un pequeño archivo de acordeón por mes. Cada mes, los recibos del año precedente de ese mes pueden ser desechados o triturados y un nuevo mes almacenado – el mantenimiento se vuelve muy simple. Guarde el fichero cerca del área en la que descarga sus maletas o bien vacíe su bolso o billetera de los recibos.

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2. Aconsejo utilizar ficheros colgantes para sus archivos de referencia en papel. Si usted tiene interés en avanzar hacia la presentación sin papeles, a continuación se discuten las herramientas para lograr este objetivo.

3.

Los recibos de negocios en general entran en la categoría tres, puesto que se precisan para la documentación fiscal todos los años. Para determinar de qué forma administrar y guardar los recibos de su negocio, primero debe hacerse las próximas preguntas:

¿Cuántos recibos manejan mensualmente?

¿Viaja frecuentemente por su negocio? En otras palabras, ¿sería útil una forma móvil de regentar los recibos?

¿Está interesado en almacenar sus recibos electrónicamente?

¿Necesita poder ingresar o importar información de recibos en un programa financiero como Quickbooks?

Ya sea que esté ocupado preparando las declaraciones de impuestos del año en curso o bien que necesite prosperar su método para el próximo año, dedicar tiempo a establecer el sistema de administración de recibos conveniente para sus necesidades le ahorrará tiempo, energía y cefaleas.

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